ZAPYTANIE OFERTOWE DOTYCZĄCE OBSŁUGI GASTRONOMICZNEJ ORAZ SPRZEDAŻY NAPOJÓW (W TYM ALKOHOLOWYCH) W TRAKCIE IMPREZY PLENEROWEJ:
Wkręć się w Lewin – Święto Lewina Kłodzkiego 4 lipca 2026 r.
I. ORGANIZATORZY:
Gmina Lewin Kłodzki
Gminny Ośrodek Kultury i Biblioteka w Lewinie Kłodzkim
II. ORGANIZATOR ODPOWIEDZIALNY ZA WYBÓR OFERTY I ZAWARCIE UMOWY:
Gminny Ośrodek Kultury i Biblioteka w Lewinie Kłodzkim
ul. Chopina 2
tel. 748108552
mail: biblioteka@lewin-klodzki.pl
osoba przyjmująca oferty: Marta Jurga
III. ZAKRES USŁUGI:
1. Wykonawca wybrany na podstawie najkorzystniejszej oferty zobowiązany będzie do zapewnienia obsługi gastronomicznej imprezy pod nazwą: Wkręć się w Lewin – Święto Lewina Kłodzkiego 2026, która odbędzie się 04.07.2026 r. na placu za siedzibą Gminnego Ośrodka Kultury i Biblioteki w Lewinie Kłodzkim, ul Chopina 2,. Impreza trwać będzie w godz. 13.00 – 00.00. Gwiazdą wieczory będzie Andrzej Piaseczny.
2. W ramach obsługi gastronomicznej oferent zobowiązuje się zorganizować:
a) co najmniej 2 stoiska gastronomiczne o zróżnicowanym asortymencie o szerokości min. 6 m bieżących każde, zaopatrzonych w kasy fiskalne, grille, nalewaki do piwa itp.. Menu powinno składać się m.in. z:
– potrawy z grilla (kiełbaski, szaszłyki, steki itp.),
– hot-dogi, hamburgery, zapiekanki,
– zestawy obiadowe (dania mięsne, frytki, ziemniaki, surówki),
– napoje bezalkoholowe (woda gazowana/niegazowana, soki wieloowocowe, inne napoje) w plastikowych butelkach oraz puszkach,
– napoje alkoholowe do 3,5%, w tym piwo w kubkach plastikowych o poj. nie mniejszej niż 0,4l.,
b) ilość miejsc siedzących dla min. 400 osób (stoły z ławami), z zadaszeniem w postaci parasoli bądź namiotów o odpowiedniej powierzchni.
3. Zamawiający będzie pobierał opłaty za świadczone usługi, wg następujących kryteriów:
a) wyłączność na obsługę gastronomiczną i sprzedaż napojów alkoholowych do 3,5%
– min. 3000 zł. brutto,
b) obsługa pojedynczego stoiska gastronomicznego połączonego ze sprzedażą alkoholu – min. 1500 zł brutto, maksymalnie na placu będą mogły się znajdować dwa stoiska o asortymencie gastronomiczno-handlowym
c) zapytanie nie dotyczy stoisk ze słodyczami, lodami, watą cukrową i popcornem itp., oraz urządzeń rekreacyjnych typu „dmuchańce”
4. Ceny sprzedawanych podczas imprezy produktów ustala Wykonawca biorąc pod uwagę charakter imprezy i sugestie Organizatora. Ceny oraz gramatura sprzedawanych produktów muszą być zawarte w złożonej ofercie.
5. Wykonawca zobowiązany będzie do rozstawienia stoisk zgodnie z wytycznymi organizatora.
6. Wykonawca zobowiązany będzie do obsługi punktów gastronomicznych w trakcie trwania imprezy oraz do bieżącego utrzymania czystości w granicach swojego obszaru, a także do zapewnienia odpowiedniej ilości pojemników na odpady przy stoiskach wydawania posiłków, oraz do ich złożenia w miejscu wyznaczonym przez Organizatora. Organizator na swój koszt zapewnia wywóz odpadów.
7. Wykonawca zobowiązuje się do wydawania posiłków w naczyniach jednorazowych.
8. Wykonawca zobowiązany do posiadania sprawnych instalacji i urządzeń elektrycznych
9. Wykonawca zobowiązany jest do zapewnienia agregatów prądotwórczych na potrzeby swojej działalności w trakcie imprezy oraz montażu i demontażu sprzętu.
11. Wykonawca rozliczy transakcję z Zamawiającym w terminie do 12.07.2025r..
IV. Warunki udziału Wykonawców w postępowaniu.
O obsługę gastronomiczną imprezy mogą się ubiegać Wykonawcy, którzy:
1. Złożą ofertę zgodną z zakresem zamówienia oraz terminem jej złożenia
2. Posiadają uprawnienia do wykonywania określonej działalności, oraz wiedzę i doświadczenie w tego typu usługach, dysponują potencjałem technicznym i osobami zdolnymi do wykonania zamówienia.
3. Znajdują się w sytuacji ekonomicznej i finansowej zapewniającej wykonanie zamówienia.
4. Zamawiający nie wymaga wnoszenia wadium.
V. Opis sposobu i kryteria oceniania ofert.
1. Cena jaką oferuje wykonawca – 60%
2. Zaproponowane menu, ceny oferowanych produktów oraz ogólna estetyka stoisk – 20%
3. Różnorodność oferty – 20%
VI. Termin i miejsce składanie ofert.
1. Oferty należy składać w siedzibie Zamawiającego osobiście, bądź drogą pocztową w zamkniętych kopertach z dopiskiem – „Święto Lewina Kłodzkiego 2026 – obsługa gastronomiczna”.
2. Termin składania ofert upływa 15.05.2026 r. do godz. 15.00 (data dostarczenia oferty)
3. Otwarcie ofert odbędzie się 20.05.2026 r. o godz. 10.00 w GOKiB w Lewinie Kłodzkim
4. Zamawiający dokona wyboru najkorzystniejszej oferty w terminie trzech dni roboczych od chwili otwarcia kopert bez udziału oferentów.
5. O wynikach postępowania Oferenci zostaną powiadomieni pisemnie oraz na stronie internetowej https://goklewinklodzki.p Podmiot, którego oferta zostanie wybrana otrzyma również informacje telefoniczną, bezpośrednio po rozstrzygnięciu konkursu.
6. Jeżeli żadna z ofert nie będzie spełniała oczekiwań Zamawiającego, zastrzega on sobie możliwość zamknięcia konkursu bez wybrania oferty i zawarcia umowy z dowolnie wybranym przez siebie podmiotem.
VII. Informacje dotyczące przygotowania oferty.
1. Wykonawca powinien zapoznać się z warunkami wymienionymi w zapytaniu.
2. Wykonawca musi złożyć ofertę w miejscu i terminie wyznaczonym przez Zamawiającego.
3. Oferta musi być sporządzona czytelnie, w języku polskim napisana na maszynie do pisania lub komputerze oraz opatrzona pieczątką Wykonawcy i podpisana przez upoważnione osoby.
4 Oferta musi zawierać nr telefonu.
5. Jeśli oferentem jest spółka cywilna bądź oferta musi być podpisana przez wszystkich wspólników tej spółki a do oferty powinna być dołączona umowa spółki.
6. Ofertę należy złożyć w zamkniętym opakowaniu lub kopercie zabezpieczoną w sposób gwarantujący zachowanie poufności jej treści.
Dyrektor GOKiB Lewin Kłodzki
Jan Bałchan
